At afholde en konference kræver meget af dem, som står for planlægningen. Der er rigtig mange mennesker, som skal med og af den grund er der mange ting man skal tage højde for. En af de meget vigtige ting er, at man har styr på transport. Det er nemlig vigtigt, at alle der ankommer til de pågældende konferencelokaler ved hvordan de kan komme dertil. Det gør, at folk kommer til tiden og føler sig godt behandlet. Holder man konference i Aarhus, Randers eller et andet sted på Djursland er det nemt at komme til. Der findes gode og rummelige konferencelokaler heromkring. Også hvis konferencen foregår i Østjylland eller Midtjylland er der mange måder at kommer dertil.
Find konferencelokaler i god tid
Det vigtigste man kan sige om at afholde en konference er, at man skal sørge for, at det første man gør er at finde nogle konferencelokaler. De kan nemlig være svære at finde da der er mange om budet. Ofte vil man finde et sted, som man kan lide. Når man ringer til dem vil de sige, at det allerede er booket. Faktisk er det en ide at være i så god tid som flere år. Har man en konference om to år kan man allerede nu gå i gang med at finde de rette konferencelokaler.
Det er også en god ide at lave en god og grundig vejbeskrivelse. Især hvis folk for eksempel kommer fra hovedstadsområdet. I mange tilfælde er der flere, som kan følges hen til de konferencelokaler man har fundet. Det kræver dog, at man som gæst ved, at det er en mulighed. Derfor er det en god ide at melde ud til folk, at de kan følges med hinanden. Så kan man finde en bus, som folk kan køre med. Man kan også overveje, at man finder et godt tilbud på et tog så folk kan komme hurtigt og sikkert hen til de konferencelokaler man har lejet.